浅谈人事档案管理的一种新模式

浅谈人事档案管理的一种新模式

摘 要：分析了现有人事档案管理模式的不足之处，提出了采用社会化、开放式管理的新模式。

关键词：人事档案社会化开放式管理

Abstract: The analysis of the existing personnel file management inadequacies, the paper introduces socialization, open a new management model.

Keywords: personnel files open management of social

中途分类号：G275.9文献标识码：A

随着我国市场经济的建立和发展，户籍制度和人事制度都相继进行了改革，人才流动频繁，每个人不只是单位人而将是社会人。与此相关的人事档案工作，若继续沿用党政机关管理干部人事档案的模式管理所有类别的人事档案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式，对今后的人事档案管理有着重要的意义。

一、人事档案社会化、开放式管理模式的意义

在我国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，过去许多单位都存在这种现象，时间长了则成为无头档案，放在单位没有用，但对调走的人来说在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化、开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题就会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。这种新的管理模式更有利于人才流动、人尽其才，有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理。尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段，但今后在更大范围内、更多类别的人事档案管理中也是适用的。

二、人事档案社会化、开放式管理模式特点

（一）新模式是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这

种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化、开放式人事档案管理模式就是一种新模式，是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，神秘化、利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

（二）是人事档案管理的一种方向和发展趋势

随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理；企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗、下岗，人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化、开放式管理模式。

（三）人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞。新型的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案；市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

（四） 人事档案来源的广泛性和内容的复杂性及利用者对人事档案需求的多样性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、整理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单，而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，

可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

（五）人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

三、对我公司人事档案管理的思考

我公司员工的人事档案一直采用由组织人事部门按照管理权限分级管理的传统的人事档案管理模式，具有保密性强、便于保护，方便本单位使用等优势，但过于封闭，神秘化、利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大。人事档案是人事工作的重要组成部分，在日常工作经常要查阅人事档案的信息，费时费力，工作效率低。企业职工、教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，如果将不属于个人隐私内容的人事档案信息上网，这样一来人事档案就便于规范化、现代化、网络化管理，能够快速、准确地提供利用，提高工作效率。目前我公司向外发展步伐加快，人才流动日益频繁，对于内部人才交流和劳务输出人员的人事档案，也应采用统一集中社会化管理，解除他们的后顾之忧，使他们能更好发挥个人的才能，更好地服务企业。

四、结论

人事档案社会化、开放式管理模式，是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，各省市的人才服务中心管理着大量流动人员的人事档案，解除了流动人员的后顾之忧，也确保了提供利用。作为国有企业，员工的人事档案应集中统一管理，向社会化、开放式管理模式发展，实现规范化、现代化、网络化管理，能够快速、准确地提供利用，提高工作效率，更好地服务企业。