供应商扣款流程和规定

一、目的

对海芙德建筑产品（上海）有限公司、海芙德建筑产品（天津）有限公司（以下简称本公司）之供应商在交货时产生不良后，相关赔偿责任处理、费用扣款的流程和规定。 二、适用范围

本规定所涉及的供应商包括所有为本公司提供生产用原材料、零组件、配件、辅助材料、耗损材料、制程用料、包装材料、生产及检验用机器和工具（含治具、夹具）、委外加工费、运费等供应商。 三、供应商扣款项目

1、品质异常——进料有瑕疵可让步接收，不退货但同意价格折让 2、运输损耗——产品运输出现短缺、损坏、延期并有经济损失、遗失 3、交期递延——本公司递延交货遭客户索赔系由供应商未按指定交期造成 四、供应商扣款会签流程 1、品质异常

品质部 厂长 采购部 供应商 品质异常通知会损失索赔同意索赔金额? 复核金额 单（进料如涉及签通知书 扣款需填建议审Y 回传 数） 核 相关部门N 协商解决 注：品质部需指定专人填写《品质异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

2、运输损耗 运项目经理 计划部 输 厂长 采购部 供应商 异会邮件附照核对仓库发 常签同意索损失索货情况及送 片和送货复核通审赔金额? 赔通知货单签收表， 单签收表 金额 知核 书 建议赔偿金 单 额 Y 相关 回传 部门 N 协商 解决 注：计划部需指定专人填写《运输异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

3、交期递延

交销售部 计划部 厂长 采购部 供应商 期 客户交会判断异 损失索期延误签同意索赔 材料常审核金额 赔通知向我公审交期通 书 司索赔 核 延误 知 Y 单 回传 N 相关部 门协商 解决 注：计划部需指定专人填写《交期异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

五、争议处理

1、 供应商与本公司对不良认定存在分歧时，可由双方寻找第三方独立机构进行认证，相关费用由错误方承担。

2、 第三方机构属地以接近本公司公司所在地附近为原则。

六、费用扣款财务处理

1、收货后账期付款

发票已开：本次付款直接扣款，如长期合作供应商，再下次发票中少开对应金额；如非长期合作供应商则开折扣折让证明对原发票进行抵减后再付款。 发票未开：按照抵扣扣款后的金额开具发票后付款。 2、预付款后收货

发票已开：如长期合作，要求下次发票抵扣该金额；若是一次性合作供应商，要求其退回货款，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序 发票未开：如长期合作，发票直接抵扣该金额并要求退还货款；若是一次性合作供应商，要求其退回货款并补开发票，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序

七、附件表单

损失索赔通知书

公司：

本公司于 年 月 日向贵公司采购的下列货品： ，因贵公司产品 □品质不良□交期延迟□运输损耗，造成本公司蒙受 元的损失。

兹检附：□损失计算表 份；□品质检验报告 份；□本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印件共 份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额， 敬请贵公司同意。

□由其他货款中扣除

□以现金支付

顺颂

商祺！

海芙徳建筑产品（上海）有限公司

采购部 年 月 日

回 执

海芙徳建筑产品（上海）有限公司：

本公司同意因我公司□品质不良□交期延迟□运输损耗在采购合同金额

里扣除 元。

公司公章 年 月 日

海芙德建筑产品（上海）有限公司

品质异常通知单（内部）

编号： 检验部门 项目名称 产品名称 检验单号 责任部门 项目编号 产品图号 检查日期 异常工序 进料□ 制程□ 成品□ 出货□ 责任人 异常状态 检验员： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 责任部门意见质量部门处理意见技术部部门意见主管领导处理意见1、 责任部门接到本通知单后，24小时内，必须进行整改 2、 本通知单将作为责任部门业绩考核的依据之一

海芙德建筑产品（上海）有限公司

运输异常通知单（内部）

编号： 申述人 项目名称 产品名称 送货日期 运输商 项目编号 产品图号 收货日期 运输异常 短缺□ 延期□ 损坏□ 遗失□ 责任人 异常状态 邮件申述人： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 责任部门意见质量部门处理意见技术部部门意见主管领导处理意见3、 责任部门接到本通知单后，24小时内，必须进行整改 4、 本通知单将作为责任部门业绩考核的依据之一

海芙德建筑产品（上海）有限公司

交期异常通知单（内部）

编号： 申述人 项目名称 产品名称 原定合同收货日期 供应商 项目编号 产品图号 实际收货日期 客户向我公司索赔金额 责任人 异常状态 邮件申述人： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 主管部门： 日期： 责任部门意见质量部门处理意见主管领导处理意见5、 责任部门接到本通知单后，24小时内，必须进行整改 6、 本通知单将作为责任部门业绩考核的依据之一